Elektronički potpis je zamjena za tradicionalno (ručno) potpisivanje dokumenata.
Elektronički potpisi eIDAS Uredbom su definirani kao podaci u elektroničkom obliku koji su pridruženi ili su logički povezani s drugim podacima u elektroničkom obliku i koje Potpisnik koristi za potpisivanje dokumenta.
Jednostavnije rečeno, elektronički potpis predstavlja način digitalnog potpisivanja dokumenata koje u određenoj mjeri i pod određenim uvjetima zamjenjuje tradicionalno vlastoručno potpisivanje. U Republici Hrvatskoj primjenu elektroničkih potpisa u poslovanju regulira nekoliko propisa, međutim glavni propis je upravo eIDAS Uredba (Electronic Idenitfication Authentication and Signature).
eIDAS Uredba pruža pravnu osnovu na unutarnjem tržištu za elektroničku identifikaciju u državama članicama EU.
Osim što elektroničko potpisivanje dokumenata može uštedjeti vrijeme, ono može smanjiti rizik od prijevare, stvoriti bolje korisničko iskustvo i na kraju, može značajno smanjiti ispis i potrošnju papira.
Preduvjeti za izradu elektroničkog potpisa
Za izradu elektroničkog potisa potrebni su:
Vrste dokumenata koje je moguće elektronički potpisati
Korištenjem Sign web servisa moguće je potpisati dokumente u PDF formatu.
Istovremeno vlastoručno potpisivanje PDF dokumenta i elektroničko nije valjano.
Elektronički potpisani dokument mora ostati pohranjen u elektroničkom obliku kako bi se dokazala ispravnost potpisa. Ispisom (printanjem) takvog dokumenta ne može se dokazati vjerodostojnost potpisa, te se time ne smatra potpisanim dokumentom već samo njegov grafički prikaz.Dakle, mora postojati volja i namjera svih potpisnih strana da se dokument potpiše elektroničkim putem, kako bi se isti smatrao vjerodostojno potpisan.
Potpisni certifikat izdaje se isključivo na osobu (fizičku osobu). Osoba na koju je izdan certifikat je korisnik certifikata.
Potpisni certifikati (Identyum i FINA) pohranjuju se u korisnikov Identyum ID Wallet koji je korisnik kreirao prilikom registracije u Sign servis. Svi osobni podaci kao i potpisni certifikati pohranjeni u Identyum ID Wallet su sigurni i enkriptirani korisnikovim PIN-om. PIN kojeg korisnik korist za Identyum ID Wallet isti je i za elektroničko potpisivanje dokumenata, tako da osoba mora zapamtiti samo jedan PIN.
Dostupni elektronički potpisi u Signu
| Izdavatelj | Certifikat | Elektronički potpis |
| Identyum | SCP (one shot) | Standardni SES potpis |
| Identyum | LCP (na 5 godina) | Napredni AdES potpis |
| FINA | LCP (na 5 godina) | Napredni AdES potpis |
SES – Standardni (jednostavni) e-potpis koristan za potpisivanje jednostavne, svakodnevne dokumentacije
AdES – Napredni elektronički potpis koristan za potpisivanje prioritetne i visoko prioritetne dokumentacije